Come eliminare i rischi di fare le cose male

Un articolo di Massimo Bolla

Cosa succede se la mattina ci svegliamo e vediamo un po’ di nubi all’orizzonte? Beh, probabilmente porteremmo l’ombrello o l’impermeabile con noi, perché riterremmo che vi sia un rischio concreto di pioggia.

Noi siamo fatti così. Noi abbiamo quotidianamente un pensiero basato sul rischio, ed in base a quelli che individuiamo definiamo il nostro comportamento.

Una azienda, o uno studio professionale possono fare diversamente? No, perché le organizzazioni sono fatte di uomini. Vorrei solo far notare come alla parola “rischio” venga associato un significato negativo, ma proveremo in questo articolo a farlo diventare anche una opportunità.

Rischio di cosa?

In generale una organizzazione considera i rischi in merito a due questioni:

la gestione dei processi e la necessità di realizzare prodotti/servizi conformi, oppure
focalizzazione sul cliente, ovvero la capacità di soddisfare ogni requisito di quest’ultimo.

Come dicevamo prima è difficile disgiungere rischi ed opportunità. Lanciare un nuovo prodotto/servizio comporta sicuramente dei rischi, ma anche tante opportunità. Anche inserire in organico nuove persone è rischioso, ma apre nuovi scenari di cui approfittare.

Una organizzazione che voglia controllare ciò che fa dovrebbe procedere periodicamente, o comunque in caso di modifiche/novità, ad analizzare rischi ed opportunità. Prendiamo una piccola realtà, magari uno studio professionale, che voglia avviare una partnership con colleghi, o con una rete professionale.

Intanto sarebbe opportuno descrivere in un documento di riesame tutte le decisioni prese, per poi definire una politica e degli obiettivi coerenti.

Subito dopo dovrebbero essere analizzati i rischi e le opportunità di ciò che si intende fare e pianificare tutte le azioni correttive tese ad eliminare o a ridurre i rischi.

La formalizzazione di questi aspetti è importante e sarebbe opportuno tenere conto anche dei rischi e delle opportunità relative ad ogni parte interessata nei processi che dovremo gestire: collaboratori, fornitori, eventuali istituti di credito ed ogni altro stakeholder devono essere consapevoli della strada da percorrere e disporre degli strumenti per evitare non conformità e disservizi.

Come si fa una analisi dei rischi

Le metodologie sono tante e spesso dipendono dal settore in cui opera l’organizzazione. In generale però non è importante quale metodo si utilizza, ma che una traccia delle analisi venga prodotto a conservata.

Potrei suggerirvi di calcolare il Rischio moltiplicando la Probabilità che si verifichi e la sua eventuale Gravità:

R=PxG

Sembrerebbe tutto facile, ma che valori assegnare a P o G? E a quale livello di R scatta la necessità di intervenire? Ognuno può mettere i numeri che vuole, purché utilizzi sempre la stessa metodologia di valutazione. In ogni caso è possibile semplicemente, individuato un rischio/opportunità, commentare e registrare le proprie riflessioni in modo da lasciare traccia delle eventuali decisioni prese.

Quindi, supponiamo di dover avviare una collaborazione professionale con un collega con cui non abbiamo mai lavorato. Che rischi affronterò?

disponibilità di tempo
capacità professionale
modalità operative
aspettative di ricavo
ecc…

Potrei fare un lungo elenco visto che non conosco professionalmente il collega o, comunque, non ci ho mai lavorato insieme. Per ognuno dei rischi individuati sopra dovrei anche analizzare gli effetti e le cause.

Potrei fare una tabellina tipo questa:

Rischio	Causa	Effetto
Disponibilità di tempo	Il professionista nel periodo in cui svolgere le attività in collaborazione, accetta altri incarichi	Impossibilità di erogare il servizio
Capacità professionale	Il professionista potrebbe palesare dei limiti nell’erogazione del servizio	Insoddisfazione del cliente
Modalità operative	Le modalità di intervento del professionista non rispecchiano le nostre aspettative e non sono allineate alle nostre procedure	Requisiti di servizio non rispettati. Insoddisfazione del cliente

Sono solo esempi, ma procedendo in questo modo potrei, aggiungendo le colonne per descrivere le azioni intraprese e le valutazioni così come descritto sopra, ottenere una completa analisi dei rischi/opportunità.

Basta che cambino le condizioni del mercato per generare rischi ed opportunità, e quindi bisogna essere sempre pronti a correre ai ripari.

Uno strumento utile per fare queste analisi

Alla pagina www.mmax.it potete trovare uno strumento potentissimo che permetterà alla vostra organizzazioni di fare analisi dei rischi ogni volta che ne avrà bisogno.

Niente carta e niente archiviazione complessa: fa tutto MyMax. Voi inserite i dati quando servono. Vi mostro ora un paio di videate per comprendere come funziona il sistema:

Figura 1

Nella figura 1 si vede come, con estrema semplicità, si elenchino i rischi individuati.

Figura 2

Nella figura 2 si vede la pagina in cui si registra l’analisi (in questo caso è visibile anche un terzo parametro, la Rilevabilità, ma non fateci caso). Se R è maggiore di 36 (in questo esempio abbiamo dato noi questo limite) è necessario pianificare una azione per ridurre o eliminare il rischio.

Ora non vi resta che andare alla pagina www.mmax.it, registrarvi gratuitamente e fare qualcosa di buono per la vostra piccola organizzazione (senza carta e senza difficoltà).