Come fare istruzioni professionali delle attività aziendali
Molto spesso in azienda si svolgono attività complesse che sono svolte da personale esperto il quale non ritiene necessario avere istruzioni scritte. Si fa tutto a memoria! Questa prassi andrà avanti fino a quando non succederà qualche evento negativo (chiamiamolo così), o non ci sarà la necessità di sostituire l’esperto con un nuovo addetto.
Tra i vari errori che si commettono c’è anche quello di pensare che l’esperienza sia legata all’età e quindi che ad un “anziano” una istruzione scritta non serva per default. Ragionamento pericoloso. Chi è troppo sicuro sbaglia.
Vediamo oggi come senza istruzioni scritte si rischia di fare danni e come invece si possano realizzare facilmente documenti guida che eviteranno gli errori e problemi anche gravi.
Ricordiamoci sempre che durante lo svolgimento di una attività è importante il buon risultato (prodotto conforme ai requisiti), ma anche lavorare in sicurezza (non farsi male) e non inquinare. Avere una istruzione che suggerisce il miglior comportamento per soddisfare il tutto è quindi importante. Come facciamo a realizzarne in modo serio e veloce? Ora ve lo dico.
Partiamo da un esempio semplice, non aziendale, ma comune: chi si riconosce?
Possiamo stare certi che la giovane signora (lo deduco da come usa il PC) che vediamo sopra, in mille faccende affaccendata, stia facendo tutto a memoria. è certa di non dimenticare niente e di fare tutto bene per l’ora prestabilita e ne siamo certi, al 99,99999% avrà ragione.
Ma sta sera la signora, sulla sua pelle, avrà imparato una serie di lezioni. Quali?
- che usare il ferro caldo senza DPI può scottare
- che stirare senza guardare può causare la bruciatura del tessuto
- che una posizione errata davanti al PC può indolenzire la schiena
- che una “seduta” non comoda può indolenzire le terga
Se la mamma della signora, prima che iniziasse queste attività, le avesse fornito una guida chiara e precisa su come fare e su come non fare, probabilmente avrebbe delle vertebre e dei piedi più giovanili.
Non vi sembra chiaro?
Se ad un vostro stretto collaboratore spiegaste esattamente come comportarsi in certi frangenti e lo metteste in condizione, in caso di dubbio, di trovare facilmente la soluzione (basta una istruzioncina dopo tutto), non è vero che si eviterebbero molti incidenti?
Eppure preferiamo sempre pensare che a memoria, o peggio, di fantasia sia meglio!
Il consiglio che ho sempre dato alle aziende con cui ho lavorato è di creare istruzioni visuali. Meglio le immagini che le parole!
Con MyMax però oggi è possibile andare molto oltre. Questa non vuole essere una guida di MyMax, ma semplicemente uno spunto per diventare operativi domani mattina.
In azienda, comunque la rigiriamo, si svolgono attività. Le attività le svolgono le persone che devono essere istruite e disporre di istruzioni.
Quella che vedete sotto è la mappa mentale di MyMax per la gestione delle attività (che nella mappa sono al centro):
Utilizzando MyMax è possibile legare le persone e le attività ad una serie impressionante di dati che, via via, durante le gestione dei sistemi, vengono inseriti. Incredibile vero? Eppure il tutto è più semplice di quello che potete immaginare.
I dati che servono li avete già per il sistema qualità e per i vari adempimenti di sicurezza e ambiente.
Basta un clic per stampare un documento istruzione che spiega esattamente come svolgere una attività e riepiloga ogni altra informazione correlata. Un esempio?
Ovviamente questo è solo uno dei tantissimi lavori possibili, ma se vorrete potrete ottenere risultati professionali in pochissimo tempo e, praticamente, con sforzo zero perchè state utilizzando le informazioni del sistema qualità, sicurezza e ambiente.
Forza, al lavoro, siate i numeri 1 !
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