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ISO 9001:2015 – Gli indicatori più comodi e utili che tu abbia mai visto

Un articolo di Massimo Bolla

La norma ISO 9001:2015, come le edizioni precedenti, richiede che l’organizzazione stabilisca obiettivi per la qualità relativi alle funzioni, ai livelli e ai processi pertinenti, necessari per il sistema di gestione per la qualità.

Ne abbiamo parlato in un precedente articolo “ISO 9001-2015 e gli obiettivi per la qualità” e quindi non scendo qui nei dettagli della norma. Mi limito ad alcune considerazioni basate sull’esperienza di tanti anni sul campo, anni passati a vedere aziende che fissavano obiettivi perche’ lo dice la ISO, o perché lo vuole vedere il valutatore.

E’ ovvio che, se un obiettivo è fissato per tali fini, a nessuno fregherà niente di raggiungerlo, non ci si investirà un euro e, alla fine, servirà solo per far perdere tempo e “comprarsi” una certificazione.

Ho già detto chiaramente nell’altro articolo che fissare obiettivi seri e raggiungerli, è una delle cose più importanti dell’azienda, piccola o microscopica che sia e quindi oggi voglio suggerirti un metodo veramente nuovo, efficace, utile ed applicabile in qualsiasi azienda.

Quello che leggerai ora ti assicuro che non lo hai mai trovato da nessun’altra parte ed è quello che dico durante le mie consulenze in cui sono pagato migliaia di euro, quindi, approfittane.

 

Quali obiettivi devo fissare?

Quante volte ti sei fatto questa domanda? Finché si parla di processo commerciale la risposta può sembrare facile, il fatturato, ma se parliamo di approvvigionamenti, di magazzino, di processo produttivo…?

Se ti occupi solo di qualità probabilmente ti vengono in mente solo obiettivi legati alle non conformità, ai problemi causati dai fornitori, alle volte che un prodotto in magazzino non era identificato o lo hai trovato danneggiato, o mancante…

Tutte cose giuste, ma in realtà, cosa hai fatto per perseguire veramente il raggiungimento di questi obiettivi? Probabilmente il problema era il fatto che la tua direzione, il titolare, o comunque chi comanda, non reputava importanti quegli obiettivi li, o, per dirla secondo ISO 9001:2015, non reputava che il non raggiungimento di certi obiettivi comportasse un rischio degno di attenzione.

Cosa importa a chi comanda? Che l’azienda vada bene e quali sono gli indicatori che lo dimostrano? Il bilancio?

La risposta potrebbe sembrare corretta, il bilancio: se fatturi più di quanto spendi e quindi hai un utile, puoi pensare che tutto vada bene, ma in realtà potrebbe non essere così. Orrore! Che stai dicendo Max?

Seguimi anche se l’economia non ti interessa: cosa succede, per esempio, se un cliente non ti paga? Che dal bilancio vedi che vai bene, ma ti mancano i soldi per tenere aperta l’azienda. Hai capito? Niente di difficile vero?

Quindi, pensa che bello se, invece che perdere tempo con obiettivi e indicatori inutili, tu portassi in azienda, con la stessa fatica, informazioni importanti per capirne l’andamento e prevenire disastri.

 

Da dove si parte?

Al mondo è più facile copiare che inventare qualcosa di intelligente.

Sai chi è interessata (nella stessa misura dell’imprenditore) a conoscere come va una azienda? La banca!

Sai perché?

Perché la banca presta i soldi all’azienda e, se questa li butta via, c’è il rischio che non possa restituirli. Per questo motivo la ISO 9001:2015 pone la banca tra le parti interessate ai risultati del tuo sistema.

Se l’azienda sbaglia, il cliente non paga e la banca non porta a casa i soldi: rischio!

Quindi, cosa controlla una banca per vedere come va una azienda?

Molte cose in realtà, ma ora te ne insegno alcune semplici che, non solo ti saranno utilissime per segnalare all’imprenditore se c’è qualcosa che non va, ma ti permetteranno di creare un pannello di obiettivi/indicatori con cui rendere potente il tuo sistema qualità.

Queste notizie derivano direttamente dal materiale di WINtheBANK (dove puoi studiare gratuitamente cosa sia la finanza aziendale e trovare moltissimi strumenti di misurazione) e sono veramente preziose perché non sono disponibili altrove in tutta Italia (ringrazia quindi per la nostra disponibilità): so bene che qualcuno si chiederà cosa c’entra la qualità con le banche, ma, visto che per applicare quanto segue non ci vuole la laurea in economia, ma solo qualche minuto di attenzione e che imparare nozioni importanti di finanza aziendale non può che valorizzare la tua persona, cerca di approfittare del materiale che ti sto regalando perché potrebbe salvare la tua azienda (ed il tuo posto di lavoro).

Quello che ora vedrai si chiamano, genericamente, indici di crisi. Stabiliscono modalità e parametri per segnalare indizi di crisi in quattro aree aziendali: molto, molto, molto di più che fare dei semplici grafici con il numero dei reclami, il fatturato o i costi della qualità (che bisogna, per altro, saper calcolare come si deve e, per questo, ti ho fatto vari articoli).

Oggi ti metto a disposizione un file di Excel da completare (se hai dubbi rivolgiti all’amministrazione della tua azienda, o al commercialista, che ti risponderà in due minuti).

Usato il foglio Excel e letti i risultati, saprai dove fare approfondimenti in azienda e, soprattutto, cosa devi migliorare, non solo per “lavorare con le banche”, ma per il tuo stesso interesse.

Tra poco, ragionando come una banca, acquisirai delle competenze tremende in uno dei temi più importanti e gravi di questo periodo: la crisi finanziaria.

Pensaci, nella generalità dei casi, una crisi finanziaria deriva da una o più di queste 4 ipotesi:

  1. Stai gestendo male la finanza
  2. Produci più di quel che vendi
  3. Sei inefficiente nel gestire l’azienda
  4. Non hai più mercato

Stiamo parlando, se ci pensi bene, di produzione, pianificazione della produzione, di risorse, di processo commerciale, di approvvigionamento, di magazzino… Tutti processi che non sapevi come monitorare.

Apri il file di Excel e nel foglio Input trovi i seguenti dati che ho precaricato solo per farti un esempio:

Come ti ho detto prima, se hai dubbi sul contenuto delle celle gialle basta che ti rivolgi a chiunque si occupi del bilancio nella tua azienda: se non sa risponderti è perché non vuole risponderti (magari pensa che chi si occupa di qualità sia un lobotomizzato che deve stare rinchiuso nel suo laboratorio tra carte inutili a fare il controllo in ingresso. Ora avrai la tua vendetta!)

Devi solo mettere i dati nelle celle gialle e nel foglio Output ottieni i seguenti risultati:

Nel foglio di Excel puoi studiarti le formule, ma già a guardare gli indici ne noti molti che possono esserti utili per fissare obiettivi da monitorare nel sistema qualità (dal Fatturato per Addetto alla durata del magazzino, o dei crediti, dei debiti…) senza fare la minima fatica.

Ora vai al foglio di Analisi e ottieni questa tabella:

Come vedi la tabella divide in quattro aree di crisi tutti gli indicatori della tabella precedente e, per ogni area, esprime un giudizio sulla necessità o meno di indagare.

Le formule ed i limiti sono visibili nel file di Excel e quindi ci vuole poco a leggerli (per questo motivo non li ripeto qui), ma chiunque si può accorgere che ci sono dati molto importanti sulla capacità di programmare il lavoro, sulla congruità delle risorse, sulla congruità del magazzino, ecc…

E non dimenticare una cosa: se la tua azienda lavora con i soldi della banca, stai pur certo che la banca ogni tanto ti farà questo test e se esce la scritta INDAGARE da qualche parte, stai pur certo che vorrà sapere il perché.

SCARICA IL FILE DI EXCEL: CLICCA QUI

 

Conclusioni

Sono certo che molti storceranno il naso perché ritengono che dei soldi si debba interessare l’imprenditore, ma, lasciamelo dire onestamente, se è questo il tuo pensiero sei destinato a finire male, molto male.

La banca, a tutti gli effetti, è un fornitore di soldi e come tale dovrebbe essere trattato (e questo la ISO lo dice vero?). Sei esperto dei materiali che compri, delle lavorazioni che fai fare…? Devi essere esperto anche di come si comprano i soldi: se non lo sei devi diventarlo e in fretta, perché se credi che la crisi stia passando e le banche italiane sono sane ti posso dire tranquillamente che non è così e te ne accorgerai sempre di più.

A me che il tuo commercialista queste cose non te le dica e che si preoccupi solo di suggerirti come pagare meno tasse, non frega niente: la verità è che oggi il mondo è per le persone serie e le persone serie devono imparare come si negozia con una banca, esattamente come con qualsiasi altro fornitore.

Che tu sia un imprenditore, un manager o il più umile dei Responsabili Qualità, la realtà non cambia: devi essere utile all’azienda facendo cose utili ed innovative.

Quindi basta con i sistemi ISO del cazzo, utili solo a disboscare l’Amazzonia: metti i tuoi processi sotto controllo seriamente imparando nuove tecniche: quello che hai imparato oggi è solo l’inizio, ma potrai svilupparlo ulteriormente e collegarlo ad altri obiettivi più specifici, magari raccogliendo dati del funzionamento della tua azienda ed analizzandoli.

Ora puoi, per esempio, definire obiettivi di pagamento dei clienti in giorni (o dei fornitori) e valutare come questo risultato influisca su altri indicatori.

Lo so che ti suona come rivoluzione, ma se guardi quante aziende hanno chiuso da inizio 2016, magari ti viene voglia di darti da fare.

Attendo commenti e, se necessario, ti fornirò ulteriori spiegazioni.

SCARICA IL FILE DI EXCEL: CLICCA QUI

 

Come mai questa volta hai usato Excel?

Mi aspetto questa domanda da qualcuno che sa quanto non apprezzi il ricorso indiscriminato a tale strumento e quindi anticipo la risposta: il modello di calcolo che ho utilizzato per questo articolo deriva direttamente dal materiale di WINtheBANK di cui io sono co-fondatore.

WINtheBANK è un sistema (hai presente cosa è un sistema vero?) per gestire il processo finanziario all’interno delle aziende. In realtà, in Italia, WINtheBANK è stata la prima (e per ora l’unica) organizzazione ad inventare e proporre questo modo di fare finanza, tutto organizzato come un sistema qualità (ovviamente con procedure specifiche).

Chi viene dal mondo della qualità è stato in grado di portare WINtheBANK nelle eccellenze italiane.

Guarda qui cosa si dice su PANORAMA di WINtheBANK:

Questo vuol dire che se ti occupi di qualità hai la possibilità di fare una esperienza incredibile ed ottenere risultati incredibili, per te e per la tua azienda. Basta usare la testa e non accontentarsi di fare il minimo indispensabile.

Il problema non è se usare Excel o un altro strumento, ma di non limitarsi mai a cercare la soluzione più semplice: o sei morto!

In ogni caso ho usato Excel perchè WINtheBANK ha in vendita il prodotto web based (tecnologia MyMax)  con manuale professionale, ma, come sempre, non e’ mia intenzione scrivere articoli per appiopparti qualcosa diversa dalla cultura.

Ed oggi te ne ho regalata una vagonata!

Ti ricordo invece, come sempre che puoi gestire il tuo sistema qualità senza carta, velocemente e gratis: basta registrarsi!

Ecco le regole per usare MyMax (se le conosci già puoi anche non leggere)

MyMax e’ gratis, per tutti e per sempre.

MyMax prevede un ridicolo contributo spese annuale solo se:

  • vuoi utilizzarlo in multiutenza e
  • se vuoi caricare in upload sul server MyMax i tuoi documenti.

Se le parole “contributo spese annuale” ti spaventano e pensi che ci sia dietro una fregatura, sappi che sto parlando di un costo che equivale a circa 3 cappuccini al mese e permette agli autori di MyMax di pagare le bollette della corrente e linee internet per il server!

Tre cappuccini al mese ti sembrano troppi?

Non credi sia giusto contribuire economicamente per un servizio di cui si usufruisce e che ti cancella un sacco di rotture di palle?

Io, personalmente, dedico almeno 1 giorno intero alla settimana per lo sviluppo di MyMax: pensi che il mio lavoro non valga niente, che non abbia niente di meglio da fare?

E perché allora stai leggendo questo articolo se non ti trasferisce valore?

O forse mi stai dicendo che non hai 6/7 euro al mese, che non puoi permetterti l’investimento?

Se è così tu non ti meriti quanto stai trovando qui gratis e quindi puoi immediatamente passare ad altri siti in cui scaricare parole e fogli di Excel.

Io sono l’unico in Italia che ha investito in uno strumento così sofisticato, primo perché credo che sia giusto che il sapere sia alla portata di tutti e secondo perché, dopo aver collaborato con centinaia di aziende, ritengo che il mio metodo ed il mio sistema, siano quanto di meglio una PMI possa trovare, un qualche cosa lontano anni luce da tutte le altre proposte del mercato, un modo efficace per rendersi autonomi dalla consulenza sconsiderata.

Ho fatto passare centinaia di azienda dal medioevo di Excel al sistema integrato in cloud e senza costi.

Quindi, apri bene le orecchie, se lavori in una micro azienda e della qualità ti occupi solo tu, puoi tranquillamente utilizzare MyMax Work senza spendere niente: vedrai che ho studiato tutto per farti lavorare bene, senza cacciare un euro, o obbligarti a comprare la licenza PRO.

Se vuoi invece che più persone della tua azienda utilizzino MyMax Work per inserire dati, allora ti servirà la multiutenza (a meno che tu non voglia dare a tutti il tuo utente e password) e, con il contributo equivalente ai gustosissimi 3 cappuccini al mese, potrai finalmente far sparire una montagna di carta e concentrarti sulle cose utili per la tua azienda (e poi basta proteine del latte che la caseina fa male!).

In più potrai utilizzare lo spazio web che MyMax Work ti mette a disposizione per caricare velocemente e diffondere ovunque, le tue procedure, istruzioni, immagini, ecc…

La licenza PRO di MyMax ti da diritto anche a:

  • assistenza telefonica
  • set di procedure e guida scritta in MS Word con cui adeguare il tuo sistema qualità alla velocità della luce

Una volta registrato in MyMax Work puoi attivare la licenza PRO quando vuoi e, se un domani deciderai di non rinnovarla, potrai comunque continuare ad utilizzare MyMax Work gratis in monoutenza, senza perdere i dati inseriti fino a quel momento.

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