Come fare un progetto secondo la ISO 9001:2015 e senza carta

Alzi la mano chi non è tentato di escludere dal sistema qualità il paragrafo 8.3 Progettazione e sviluppo di prodotti e servizi.

Nessuno?

In effetti la maggioranza delle piccole imprese tendono ad evitare di farsi carico dei requisiti del paragrafo perché ritenuti onerosi e non saranno certo argomenti quali “Se sul certificato c’è scritto che fai progettazione acquisisce valore l’azienda” che le convinceranno a sbattersi per fare piani, riesami, verifiche e validazioni.

Parole difficili per chi non ha mai avuto a che fare con la ISO 9001, ma d’uso comune per gli addetti e per i Responsabili Qualità.

Applicare l’8.3 è veramente difficile?

Niente è difficile se lo sai fare e oggi ti insegno un sistema rapido ed efficiente per gestire i tuoi progetti di prodotti e servizi senza fare carta, utilizzando il mio sistema MyMax.

Intanto vediamo quali sono in estrema sintesi i requisiti della norma ISO 9001:2015 che devono essere rispettati:

• il progetto deve essere pianificato definendo fasi e controlli
• devono essere definiti gli input della progettazione tenendo conto delle esperienze precedenti ed anche delle analisi dei rischi effettuate
• devono essere definite le attività di controllo del progetto (riesame, verifica e validazione)
• devono essere definiti gli output della progettazione compresi i requisiti di monitoraggio

Quindi, immaginiamo di dover fare un piccolo progetto per la realizzazione di un rubinetto (la prima cosa che mi è venuta in mente).

1. Dovrò fare un disegno di stile
2. Poi farò un modello in legno
3. Poi, se mi piace il modello, costruirò lo stampo
4. Ed infine fabbricherò i campioni

Ovviamente per ogni fase dovrò indicare i risultati attesi ed il formato e dovrò anche determinare i controlli da fare per accertarmi di ottenere esattamente ciò che volevo (uso il linguaggio più semplice possibile, niente paroloni).

E ora mettiamo tutto in pratica con MyMax utilizzando solo le funzioni di base (potrai poi attivare liberamente tutte le funzioni e fare progetti molto più complessi quando sarai esperto e se ti sarà conveniente).

Avviamo lo strumento che azzera la carta

Registrati gratuitamente su MyMax, accedici e, dal menu principale, entra nell’area Progettazione e Sviluppo.

Ora configura MyMax per ottenere le stesse funzioni che vedi in questo articolo: dal menu di Progettazione e Sviluppo (guarda l’immagine sotto) clicca su Configurazione e spunta la casella Visualizza Colonna Documenti nella pagina che si apre.

A questo punto dal Menu è sufficiente cliccare Progetti Inserisci per avviare il tuo nuovo progetto.

Nuovo Progetto

Come vedrai tra pochissimo l’attività è molto semplice. Basta guardare le 3 immagini che seguono per comprendere il funzionamento del sistema.

Partiamo dall’apertura del Progetto: si apre la pagina seguente.

Inserisci:

• un codice,
• un titolo del progetto,
• il tipo di progetto (potrebbe esserti utile per suddividere in famiglie i vari progetti),
• i requisiti da rispettare (magari facendo riferimento all’ordine del cliente),
• le date di apertura e chiusura prevista,
• il cliente (se c’è),
• il responsabile del progetto e
• il budget stanziato.

In questo modo hai descritto il tuo progetto, ora clicca SALVA per salvare il tutto e inserire le fasi.

Fasi del Progetto

MyMax ti porta automaticamente alla pagina seguente dove inserire le fasi ed i responsabili.

Vediamo il dettaglio dei dati che devi inserire:

• numero progressivo della fase
• attività da svolgere (se non compare nella tendina scriverla nell’apposita casella e salvarla spuntando Memo Attività)
• note relative all’attività da svolgere (requisiti di ingresso, di uscita, ecc…)
• responsabile interno
• fornitore incaricato
• date di inizio e fine attività
• eventuale link a documento sul web
• ore previste/definitive
• costo previsto/definitivo

Inseriti i dati clicca su SALVA ed i dati appariranno in sequenza nella tabella sotto la maschera di inserimento.

In ogni riga della tabella, otre all’informazione se la fase è chiusa o aperta, c’è l’apposita casella Doc. (Documenti) cliccando la quale si apre una apposita maschera che permette l’upload di documenti del progetto (input e output).

Upload dei documenti

Clicca sull’icona Doc. e si apre la pagina seguente in cui saranno specificati i dati del documento da caricare e la sua posizione sul PC:

Clicca su SALVA e il documento è caricato e potrà essere scaricato direttamente dalla tabella che apparirà appena sotto.

Questa funzione utilizza spazio sul server MyMax e quindi è disponibile solo per chi ha acquistato la licenza MyMax PRO.

Le fasi di controllo

Come hai visto l’attività è semplice ed intuitiva, basta guardare le immagini. Dipende tutto da cosa vuoi progettare e quanto è complesso, ma per i piccoli progetti questo livello di configurazione è di solito sufficiente.

Per essere conforme ai requisiti ISO 9001:2015 devi inserire nella forma e combinazione che desideri le fasi di riesame, verifica e validazione.

Considerale fasi come tutte le altre e pianificale.

In ogni momento potrai entrare nelle singole fasi e modificarle inserendo i risultati ottenuti.

Senza carta

Fino adesso hai fatto un piano completo di progettazione senza carta, ma quello che non ti ho ancora detto è che quando hai cliccato sul tasto SALVA delle singole attività, MyMax ha inviato automaticamente al responsabile delle stesse una email con tutte le informazioni necessarie per completare la fase di progettazione.

I responsabili possono accedere con un loro account (se hai acquistato la licenza MyMax PRO che mette a disposizione la multiutenza) e aggiornare le informazioni di ogni singola fase e dichiarandola chiusa una volta terminati i lavori.

Conclusioni

Come hai visto soddisfare i requisiti della ISO 9001:2015 non è difficile e si può fare senza produrre la tanto odiata carta.

Inoltre in questo modo è semplice condividere le informazioni online e gestire le varie scadenze (MyMax ti avvisa se scade qualcosa).

Ora spetta a te registrarti gratuitamente su MyMax ed iniziare a fare un po’ di pratica inserendo il tuo primo progetto: in pochissimo tempo diventerai un esperto di project management e i tuoi dati saranno sempre con te quando ti serviranno.

Questo è fare qualità senza farsi odiare dai titolari delle aziende: registrati qui, è gratis!

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