ISO 9001:2015: Processi in Outsourcing e le autorizzazioni dei Fornitori

Avendo abbondantemente superato la soglia dei 4.000 utenti di MyMax Work e ricevendo da questi decine di domande su come rendere semplice l’applicazione del sistema qualità, con questo articolo voglio rispondere ad un quesito che molti mi fanno e che riguarda un problema che ho dovuto affrontare e risolvere anche io in pratica.

Supponiamo che tu sia una azienda che venda prodotti verniciati, oppure cromati, zincati, ecc…

Questi processi di finitura superficiale li affidi all’esterno, è normale, ed i fornitori a cui ti rivolgi diventano dei partner importanti ai fini della soddisfazione del cliente. Mettere a punto il processo ha richiesto tempo e non è sempre facile disporre di più fornitori che facciano lo stesso lavoro.

Se questi fornitori lavorano male, consegnano in ritardo, o non garantiscono i quantitativi promessi ci vai di mezzo tu con il tuo cliente al quale non potrai spedire ciò che hai promesso.

Fin qui niente di nuovo per chi si occupa di qualità (che è abituato a parlare solo di cose brutte e non conformi).

Ma supponi che un giorno il tuo fornitore strategico, quello di cui non puoi fare a meno, ti chiami e ti dica che a causa della mancanza del Certificato Protezione Incendi, o di un’altra autorizzazione, le autorità lo abbiano costretto a sospendere, o limitare fortemente, l’attività.

Credo che a quel punto il mondo ti possa crollare addosso, ma se è vero che la tua azienda deve rispettare le leggi, è anche vero che lo stesso devono farlo i tuoi fornitori e sta a te accertarti (nel limite del possibile) che questo avvenga.

Oggi vediamo quindi come puoi metterti al riparo da queste spiacevoli sorprese, anche utilizzando MyMax Work e quindi senza carta.

Definire le autorizzazioni applicabili

Se entri in MyMax Work potrai scaricare gratuitamente la procedura che spiega esattamente come definire, catalogare e gestire le autorizzazioni dei fornitori.

La procedura è in formato pdf (Word per chi ha la licenza MyMax PRO) ed è facilmente integrabile nel tuo sistema qualità.

In pratica l’attività da svolgere è la seguente:

1. individuare i fornitori in outsourcing rilevanti
2. stabilire quali siano le autorizzazioni ad essi necessarie per operare
3. considerare tali autorizzazioni quali requisiti di approvazione e valutazione periodica dei fornitori
4. chiedere a questi fornitori evidenze documentate dell’ottenimento delle autorizzazioni
5. tenere sotto controllo le scadenze delle autorizzazioni

Una volta fatto tutto questo il sistema MyMax Work ti metterà al riparo da sorprese ricordandoti quando richiedere al fornitore nuove evidenze.

Come faccio a conoscere quali autorizzazioni servono?

Chi dispone di un sistema ambientale ISO 14001 sa bene cosa chiedere ai fornitori perché le stesse cose sono richieste a lui, per gli altri è possibile informarsi presso consulenti esperti (se necessitate informazioni contattate mm@mmax.it), oppure tecnici che si occupano di adempimenti normativi in azienda.

Di solito gli adempimenti riguardano la prevenzione incendi, le emissioni in atmosfera, gli scarichi idrici e via discorrendo.

Come sottolineavo prima, questa procedura ha lo scopo di ridurre il rischio di perdere un fornitore per inadempienze normative e quindi vi suggerisco caldamente di prendere in considerazione la sua applicazione.

Per applicare questa procedura basta registrarsi in MyMax Work, scaricarla ed utilizzare gratuitamente tutte le funzioni del sistema:

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Buon lavoro!

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